Für viele Büroangestellte ist Outlook das Programm zur Abwicklung und Organisation ihrer Kommunikation. Dabei ist Outlook nicht nur ein E-Mail Programm, sondern ein mächtiges Werkzeug, um Kontakte und Aufgaben zu verwalten.
Die Programmoberfläche von Outlook ähnelt der von Word, so dass sich der Anwender gleich heimisch fühlt. Das Programm ist in logische Einheiten von links nach rechts aufgeteilt. Ruft man den E-Mail Eingang auf, so zeigt Outlook ganz links die Postfächer und Verzeichnisse an. Ein Klick auf den Eingang, die so genannte Inbox, öffnet weiter rechts in einer Spalte nach Datum geordnet die einzelnen Posteingänge der jeweiligen Tage. Nach gleichem Prinzip funktionieren der Kalender, die Kontakte und die Aufgaben. Man arbeitet sich von links nach rechts durch, wobei Inhalte durch Auswahl eines Elements immer rechts angezeigt werden.
Die angepassten Outlook Einstellungen werden über das Menü ‘Extras’ vorgenommen. Dort lassen sich Regeln für Benachrichtigungen einstellen. Das bedeutet, wenn eine Regel für einen Vorgang festgelegt wurde, wird diese ausgeführt. Beispielsweise wird beim Vorgang des Eintreffens einer E-Mail immer die Regel durchgeführt, welche die Mail in einen zuvor bestimmten Posteingangsordner weiterleitet. Eine viel genutzte Regel bietet der Abwesenheits-Assistent. Über diesen kann festgelegt werden, ob man gerade im Büro am Arbeitsplatz ist und Zeit hat, auf Nachrichten zu antworten oder nicht. Eine Abwesenheitsnotiz wird immer dann versendet, wenn die Regel aktiviert ist. Diese enthält je nach eingestelltem Text die Dauer der Abwesenheit und nennt den Namen des Ansprechpartners, der die Vertretung übernimmt.
Das Menü ‘Extras’ enthält ferner den Menüpunkt ‘Optionen’. Dort ist unter dem Reiter ‘E-Mail-Format’ die Einstellung für die Signaturen zu erreichen. Dies ist eine viel genutzte, aber auch gut versteckte Funktion. Im Bereich der Geschäftskorrespondenz hat es sich etabliert, am Ende einer Mail die geschäftlichen Kontaktdaten mitzusenden.
Es ist in jedem Fall lohnenswert, sich einmal mit den vielfältigen Outlook Einstellungen vertraut zu machen, um durch Automatismen den Kommunikationsalltag besser zu strukturieren.
